IT・システム企画

Microsoft Officeは永続ライセンスよりもクラウド(Office365)を使いましょう

多くの企業で導入されているワード・エクセル・パワーポイントなど。
これらをパッケージ(永続ライセンス)で購入するよりも、クラウド版(Office365)を利用することをお勧めしています。

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購入時の一時負担を抑えることができる

永続ライセンスはいわゆる買い切りです。
昔のイメージで言えば、箱にCDが入っていて、パソコンにインストールする利用方法です。現在はパソコンに最初からインストールされていて、初回利用時にライセンスを入力するケースが多いでしょう。

製品名は現時点では「Office Home & Business 2019」で、37,584円です。
社員20名の会社だと入れ替えを行うときに、75万円以上の一時負担が発生してしまいます。

一方、クラウド版のOffice 365の場合は月額課金です。(月額課金と言いつつ、実際は年間契約ですが)

  • Office 365 Businessは、月額900円(ユーザーひとり当たり)→年額10,800円
  • Office 365 Business Premiumは、月額1,360円(同上)→年額16,320円

です。これが年に1回、決まった時期に課金されます。
同じ条件で、社員20名だとすると、一時的な負担は後者でも32万円強で済みます。

それぞれの詳細はこちらをご覧ください。

機能の自動更新が行われる

「永続ライセンスの方がずっと使えるじゃないか!」
「金を払い続けるなんて嫌だ!」

と思われた方がいらっしゃるかもしれません。

仰る通りなのですが、それが古いソフトウェアを使い続けてしまう根本原因です。
「Office Home & Business 2019」は、買取型なので、ずっと買った時の状態のままです。

一方、Office 365はクラウドなので、常に新機能が追加され、自動更新されていきます

変化が激しくなっている時代において、同じソフトウェアを2年も3年も使うのは、生産性のボトルネックになります。中小企業を拝見すると、未だにOffice 2007など、10年以上前のソフトウェアを使っているシーンを見かけることがあります。はっきり申し上げて、問題外です。

クラウドを使っている企業は、常に最新のソフトウェアを使っている。10年前のものを使っている企業は、そんな企業相手に戦えるでしょうか?答えは言うまでもありません。

外出時、スマホやタブレットでも使える

「Office Home & Business 2019」は同一ユーザーが使用できるのは、パソコン(WindowsかMac)2台までです。

一方のOffice 365は、5台のパソコン(WindowsかMac)、5台のタブレット、5台のモバイルデバイス(スマホ)です。外出時を含めるとOffice 365の方が明らかに有利です。

1人でこんなに使うことはないでしょうが・・ちなみに私はパソコン3台、スマホ2台、タブレット1台で利用しています。

外出時にスマホやタブレットで使うことができるのがインパクトが大きいです。後述するTeamsなどのコミュニケーションツールを使うと、社外でも社内・顧客とコミュニケーションしやすくなります。さらに予定表の共有もできます。

またファイル保存・共有の機能があります。OneDriveやSharePointを利用すると個人や組織のファイル保存・共有ができるようになります。

ここまで読むとお分かりだと思いますが、永続ライセンスの「Office Home & Business 2019」よりも、Office 365の方が、機能が充実しています。なので単純に金額で比較するのは、非常にもったいないです。

永続ライセンスを買ってしまった場合には

ここまで読んで、「しまった!永続ライセンスを買ったばかりだ・・」と思われた方もいらっしゃるでしょう。私も直近で、このような方々に何名もお会いしています。(もう少しだけ早く、私とお会い出来たら良かったのですが・・)

当面の間、Word・Excel・PowerPointは永続ライセンスを使いつつ、Office 365の機能を追加したい場合もあるでしょう。具体的には、以下の機能です。

  • メールと予定表(Exchange)
  • コミュニケーション(Teams)
  • ファイル保存・共有(OneDrive、SharePoint)

これらだけを購入することもできます。「Office 365 Business Essentials」です。1人当たり月額540円(年額6,480円)で利用できます。

永続ライセンスを1~2年利用して元を取ったら、Word・Excel・PowerPointを含めて、Office 365に移行しましょう。

まとめ
  • Word・Excel・PowerPointは永続ライセンスではなく、Office 365を利用する
  • 常に最新版を利用でき、チームで利用するための機能が充実している
  • 永続ライセンスを買ったばかりの場合は、チーム機能だけを利用することが可能

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