IT・システム企画

ITを活用するための手順

「ITを活用して、デジタル時代に対応したい」とお考えの経営者が増えています。
ただ、実際にどういう手順でITを活用すれば良いのか?分からないこと多いのではないでしょうか。

この記事では、ITを活用するための最も汎用的な手順についてご紹介します。

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ITを活用するための手順(全体像)

ITを活用するための手順、全体像は下図のようになります。

企画→導入→活用→評価→(次の企画へ)

という手順です。

詳細に入る前に、ポイントをいくつか列挙します。

体制は前もって決めておく

ITツール活用に限った話ではありませんが、新しいことに取り組むためには、体制を明確にしておくことが重要です。

これだけ ITが経営に深く関わる時代、IT担当者を決めて丸投げすることは、絶対に避けるべきです。
特に中小企業の場合、実務的なところは IT担当者に任せることがあるにせよ、経営者がリーダーシップを発揮することは必須条件と言えるでしょう。

また各部門にIT担当者を割り当てておくこともオススメです。

システム開発するのではなく、既にあるクラウド型のITツールを利用する

「IT活用」というと、すぐにシステム開発することをイメージする方が後を絶ちません。
しかし、現代にはすぐに使える便利な ITツール(クラウド型)が溢れています。

自社しかやらない、本当にオリジナリティに溢れたことであれば、システム開発は必要です。
しかし、一般的な業務であれば、システム開発は不要です。
クラウド型の ITツールを利用しましょう。

ITを活用するための手順(個々の手順)

それでは個々の手順について見ていきましょう。

企画

まずは企画です。

最も大切なのは、ITツール導入・活用の目的を決めることです。
この目的がブレてしまうと、

  • 判断基準がないので、多くの情報に振り回されてしまう
  • 社内に新しい活動をすることの納得を得られない

など、苦しむことになります。
仮でも良いので、まずは目的を決めましょう。

なお、他社も利用しているような一般的なツールであればあるほど、深い理由は不要です。例えば、Microsoft 365(旧Office 365)や Google Workspace(旧G Suite)、Zoomなどです。

なぜ電気を使っているのか?洗濯板ではなく、洗濯機を使っている理由は?

こんなこと、深く考えないですよね。
それと同じです。
もちろん、「リモートワークに対応するために、まずはZoomが必須!」のように目的があるなら、その方が良いです。

目的を決めたら、その目的を達成するための ITツールを探します。
企画段階で、実際にツールを触って試せるところがクラウドのメリット。
余り深いことを調査するのに時間をかけるのではなく、お試し版などを積極的に活用します。

なぜなら、細かな機能よりも、使いやすさの方が重要だからです。
どんなに優れたツールであっても、現場の方々が使えなければ意味がありません。
機能や使いやすさなどでツールを決定したら、企画段階は終了です。

導入

ツールが決まれば、導入に進みます。
ここで一番大事なのは、社内へのアナウンスです。
現場の人たちにまで自分事として捉えてもらうよう、やって欲しいことを明確に伝えます。
勉強会などを開くのも一般的です。

このタイミングでITツールの契約をします。
試用段階では、無料あるいはテスト利用分の最小限の契約しかしていませんでした。
初期設定なども、ここで実施します。(試用段階で終わっていることも多いです)

今まで利用してきた既存システムがある場合には、そのシステムからデータを移行してくることも。

活用

実際の業務で活用していきます。

「こんなんじゃ仕事にならない」というような声を上がりやすいタイミングです。
(導入時に言われることもあります)

ここで大事なのが企画段階で設定した目的です。
今までやってきたやり方で業務をすることが仕事ではありません。
あるべき姿に向かって変化していくこと。
その結果として、顧客に価値を提供することが仕事です。
業務プロセスを ITツールに合わせて変更することも求められます。

問題が起きたとき、軋轢が生まれたときこそ、目的に立ち返りましょう。
そして全員が使えるようになるまで、徹底的にフォローすることが大事です。

評価

最後に評価です。
とは言え、難しい評価は不要です。

投資対評価などを想像されるかもしれませんが、多くの ITツールは非常に安価です。
例えば Microsoft 365(Business Standard)は、1ユーザー月額1,360円です。
1年使っても16,320円。
数時間、無駄な作業を削減できれば、すぐに効果が得られてしまいます。

金額面での投資対効果よりも、大事なのは組織に浸透しているか?
より具体的に言えば、利用率が上がっているか?です。
コミュニケーションツール(Zoomやチャットなど)であれば、毎日のように使われているか?

また特定業務のためのツールであれば、目的に近づいているか?が大事です。
SFA/CRMであれば、営業活動が属人的なものから、組織的なものに変わっているか?
重要な顧客・案件が把握できているか?取りこぼしなく対応できているか?

このような評価を行いつつ、次の活動を企画していきます。
企画→導入→活用→評価の手順を繰り返すことにより、組織そのものが変化に強くなっていくのを実感するはずです。

まとめ
  • ITツールを活用するには、企画→導入→活用→評価の手順を踏む
  • 企画段階で、ツールを試せるのがクラウドの良さ
  • 現場からの反発があっても目的を明確にして対応する



【編集後記】
先週は生活リズムが崩れるなど、上手くいかないことが多い 1週間でした。
今週はまず、早寝を徹底しようと思います。


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渋屋 隆一
プロフィール
マーケティングとIT、そしてデータを使った「売れ続ける仕組みづくり」「業務改善」が得意。コンサルティングや研修・セミナーで中小企業の経営支援をしています。元IT企業でエンジニア→マーケティング。中小企業診断士。
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