セミナー

オンラインセミナーの運営で気をつけていること

オンラインでのセミナーが増えています。
以前にオンラインセミナーを主催する上での設備面をご紹介しましたが、今回は運営面のチェックポイントをご紹介します。

オンラインセミナーに必要な設備(道具)オンラインセミナーに必要な設備の最優先は、ネット環境とマイクです。音がセミナーの質を決めてしまうからです。また、講師としては予備のパソコンかスマホを繋いでおくと何かあったときに安心です。必要に応じて、女優ライトやWebカメラ、キャプチャーボードなどを追加します。...

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時間を長めに設定する

最初に注意しておきたいのは、セミナー開催時間です。
リアルなセミナーに比べて、多少時間を長くしておいた方が安心です。
理由は以下の通りです。

時間ピッタリに始められない

数多くのオンラインセミナーに参加して感じるのは、時間通りに入ってこない人が居ることです。
リアル会場のセミナーと異なり、時間にゆとりを持った行動をしないためでしょう。

全員が集まるのを待って、予定時間の3分~5分後に始めるものが多い印象です。
自分が主催するときも、同じようなことになることを想定しておいた方が良さそうです。

機材トラブルによる時間のロス

オンラインに慣れていても、トラブルは突然発生します。
講師だけでなく、参加者側にもトラブルが起こることがあります。

大人数のセミナーであれば、構わず進めることが多いでしょうが、少人数の場合は直すのを待つこともあるでしょう。
そういう時間のゆとりを持っておきたいです。

参加者の集中力が続かない

リアルに比べるとオンラインの方が、集中力が続きにくいです。
会場でやるセミナーだと、集中力は40分程度と言われていました。
そのため、飽きないように投げかけたり、ワークや休憩を入れていました。

その集中力がオンラインだと20分程度と言われています。
余計に投げかけ・ワーク・休憩が増えますので、同じコンテンツでやるにしても、時間のゆとりが必要になります。

時間を多少長めにとっておき、余った場合にはQ&A対応をしっかり行ったり、あるいは補足的なコンテンツを準備しておくと良いでしょう。

運営上の案内を明確にしておく

2つ目は、オンラインならではの案内を明確にすることです。
一方、会場(リアル)セミナーではトイレや自販機の位置などを案内していましたが、それはなくなりました。

セミナー受付時にツール手順の案内

セミナーを受け付けた時点で、ツールに関する基本的な案内を済ませておきます。

  • どのツールを使うのか?
  • そのツールを初めて使う方への案内
  • オンラインセミナーへの入り方(URL、パスワードなど)
  • ルームへ入れる時間(セミナー開始〇分前から、など)

質問の仕方

質問は随時か、最後に時間を取って行うか。
どちらの場合も質問の仕方を明確にします。

  • チャットに投稿する
  • Q&Aに投稿する
  • 「手を挙げる」ボタンを押して指名されたらマイクONして、直接話す

etc

私が参加していて多いのは、講義中はチャットに投稿。
最後の質問の時間は手を挙げたりして、ビデオ・マイクをONにして、直接質問するパターンです。

お互いを見せるか

講師が話している間は、マイクをミュートにするように伝えます。
意図せずマイクONになっていると、周りの音を拾ってしまい、非常にしゃべりにくくなります。

またセミナー案内時に、ビデオをONにするかどうかを前もって案内しておいた方が良いでしょう。
グループワークがある場合などは、ビデオONだと思います。
講師の立場から見ると、ビデオONの方が、反応が見えてやりやすいでしょう。

ただビデオONだと、特に女性は参加のハードルが上がります。
ノーメイクで参加したくない人も多いからです。
セミナー募集時に明確に伝えておいた方が親切ですね。

ワークがあるセミナーでも、移動中だったり家の都合でビデオONに出来ないこともあります。そのような場合は、後述する名前の変更を依頼しておくと分かりやすいです。

名前の変更

表示名に対する案内です。
同じグループで繰り返しワークを行う場合は、事前にグループ分けを決めておきます。

「1_渋屋 隆一」のようにグループ番号を頭に着けておくと、ブレイクアウトしやすいです。またワークに参加できず、ビデオOFFの人の場合は、「耳だけ_渋屋 隆一」のようにしておいてもらえると、機材トラブルなどと区別がつきます。

また申込時の名前(本名)にするか、匿名でも良いかについても、ハッキリさせておいた方が良いですね。特にワークがあるときは、相手の名前が分からないと安心できない人もいるでしょう。

機材の案内

講義中のマイクOFF(ミュート)は多くのオンラインセミナーで案内されています。

他にはワークが多いインタラクティブなセミナーの場合は、パソコン標準のマイクではなく、ヘッドセットなどの利用を推奨しているところが多いです。
音質が悪いと、非常に聞こえにくいので、マイクは口元近くに専用のものを使いたいです。

また音量の調節は参加者自身でお願いします、と案内されることも増えました。
個人的には、セミナーを始める前や休憩時間には音楽を共有することがあるので、その際も音量をご自身で調整していただくようにお願いしています。

これらの案内をセミナー開始時刻まではパワーポイントのスライドなどで周知しておくと親切だと感じます。

まとめ
  • オンラインセミナーは、リアルセミナーよりも時間を長めにする
  • セミナー受付時・当日の案内(特にツールの使い方)を丁寧に行う
  • 特にオンラインならではの案内はスライドも使って明確に



【編集後記】
今日は夕方からの天気予報が悪かったので、珍しく午前中に少しだけランニング。


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渋屋 隆一
プロフィール
マーケティングとIT、そしてデータを使った「売れ続ける仕組みづくり」「業務改善」が得意。コンサルティングや研修・セミナーで中小企業の経営支援をしています。元IT企業でエンジニア→マーケティング。中小企業診断士。
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