ツール活用

スモールビジネス・フリーランスのITツール環境を整えよう(私のツール一覧)

スモールビジネスやフリーランスこそ、便利なITツールを使いこなしたいもの。余計なことに時間を割いたりするリソースが余っていないからです。この記事では、フリーランスとして働く私(渋屋)が使っているツールをご紹介します。

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前提条件

私の仕事は経営コンサルティングや研修・セミナー講師です。つまり自分の知識をお客様に伝えることを中心にしています。

言い換えると、物理的なモノをつくったり、販売したりしていません。在庫はありません。現金での取引もありません。小売業や製造業をやっている方の場合は、POSや生産管理システムなどが必要になるかもしれません。

またひとりビジネスですから、人事系のツールが一切ありません。採用や勤怠・労務管理、給与計算など、あるいはエンゲージメント系のツールは数人からでも利用していることがあるでしょう。

フリーランス(渋屋)が使っているITツール一覧

私が使っているツールを、まずは大きく4つに分けてみました。

  • 営業・マーケティング
  • コラボレーション
  • 基盤・その他
  • 財務・会計

上述の通り、人事系や小売・生産管理系のツールは使っていません。逆に、たったひとりでビジネスをしていても、営業・マーケティング系のツールは多いものだな、と感じました。(職業柄・・というのが強いですが)

営業・マーケティング

まずは営業・マーケティング系です。どんなビジネスでも、最も基本となるのは、顧客データではないでしょうか。

顧客の情報と、それに付随する案件情報を管理しているのが、Zoho CRMです。見込客・既存顧客を含めて、メール配信に使っているのがZohoキャンペーン。以前はオートビズを使っていましたが、CRMと連携させるために切り替えました。(もっと簡単で使いやすいメール配信ツールを求められたお客様に対しては、アイ・メールをご紹介したこともあります。)

なお余談ですが、Zohoに関しては40を超える様々なツールが合わさったZoho Oneを利用しています。そのため年間5万円台で、ここにご紹介しているZohoのツールは全て使っています。コスパ最高です。

名刺管理はCRM導入前からEightを使っています。見込客になりそうなお客様は、Zoho CardScanner(スマホアプリ)で撮影してCRMに取り込みます。

Web系はツールが多いです。基盤となるのは、このブログを動かしているWordpress(ワードプレス)です。もっと簡単にホームページ・ブログをつくれるので、お客様にはWIXやJimdoを提案したこともあります。また、ランディングページ(商品を販売するページ)を簡単につくるなら、ペライチですね。

これらのWebを解析するために、Google Analytics、Search Console(サチコ)を使っています。たまにもっと深い解析するために、ヒートマップツール(Zoho PageSense)やWebトラッキングツール(Zoho SalesIQ)を使うこともあります。

Webでのクレジットカード決済に対応するためには、Paymo bizを。「継続コミュニティー」は、後述するZoho Connectというツールを利用してサービスを提供し、毎月の支払いはPaymo bizで対応しています。

コラボレーション

人と仕事を進めるためには、ファイル形式を合わせたり、コミュニケーションする必要があります。ドキュメントを作成し共有するためには、Excel・PowerPointなどを使うOffice365と、スプレッドシートなどのG Suiteを使っています。

自分ひとりで研修資料などをつくるときにはPowerPoint。人と共同で編集することが多い場合にはG Suiteのスプレッドシート、というように使い分けています。

コミュニケーションを促進する上では、Zoho Connect。さらにビジネスチャットは、Slackが多いです。その他、場合によってFacebookメッセンジャーや、ChatWorkなども使います。

さらにWeb会議系です。無駄な移動を減らすには必須ですし、セミナーを動画配信するにも使います。Zoom、Skypeという有名どころから、Zoho Showtime、Zoho meetingも利用しています。

最後にプロジェクト管理。私が使いやすいのはBrabio!です。最近は自分のタスク管理にTrelloを使い始めましたが、チームでのプロジェクト管理にも有効です。

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基盤・その他

基盤系で一番大切なのは、データ置き場です。クラウドストレージとして、メインはDropboxを使っています。他者と共有するスプレッドシートなどはGoogle Driveに。

メモの中心はEvernote。Webの記事を保管しておくには、Pocketを使っています。

それからちょっと毛色の変わるところでは契約。紙の契約書に印鑑を押して、印紙貼ってというのは、お互いに面倒なので、クラウドサインです。

ただ、重要な契約書は、紙の契約書を交わしましょう。と信頼の置ける弁護士から教えてもらいました。なのでクラウドサインなどの電子契約をするのは、秘密保持契約(NDA)とか、頻繁に使うものですね。

財務・会計

会計、請求書発行、経費精算など、色々とありますが、私が使っているのはfreeeのみです。補足すれば、個人の家計管理にはマネーフォワードMEを使っています。個人事業主は家計と事業会計が密接に関係するので、トータルでの管理を忘れないように。

電子契約も、会計ソフトもZohoがもう少し良くなれば(例:日本の銀行と連携したら)、
Zohoに乗り換えてしまおうかと思っています。

今、いくつかのコミュニティで使っているITツールの情報を依頼しています。フリーランスだけでなく、複数人でやっているスモールビジネスについても、情報収集中です。まとまったら別途、記事にします。

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