IT・システム全般

ITシステム・ツールを使いこなせない組織の共通点

世の中にはITシステムやツールを使いこなす組織と、使いこなせない組織があります。この記事では、使いこなせない組織の共通点を3つご紹介します。

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検索しない(ググらない)

分からないからやって

パソコンやスマホ・クラウドを使えない人の共通の行動パターンです。自分じゃできないから、人に丸投げしようとするのです。社長が自分ではできないのでスタッフにお願いしてしまうのが典型例です。

しかし、実はこのような人(社長)と、丸投げされる人(スタッフ)の前提知識は大して差がないことが多いです。では丸投げされるスタッフはどうしているのでしょうか?

答えは単純で「検索している」。

パソコンなどができる人と、そうでない人の差は、分からないときに丸投げするか・検索するかの違いに過ぎません。検索する人は、少しずつ検索のやり方も上手くなりますし、知識も身につけていくので、結果としてパソコンなどができるようになっていきます。

ネットの世界では、検索すればすぐに答えが出てくることをわざわざ聞いてくる人に対して「ググれカス!」という言葉が使われます。検索に使うのはグーグル(Google)です。検索することを「ググる」と言います。

ググればすぐに分かることを、わざわざ人の時間を割いて質問してくるからカスなどと言われてしまうのです。決して綺麗な言葉ではありませんが、言う側の気持ちも理解できます。

分からないことがあれば、いきなり人に聞くのではなく、検索すれば良いのです。
何回検索しても誰にも迷惑はかけませんから、無駄に怖がるのは止めて、まずは検索する癖をつけていきましょう。

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最初から枝葉末節に入り込もうとする

2つ目は、システムやツールを使うときに、最初から枝葉末節に入り込もうとすることです。

年に1回しかない業務のためにツールを利用するよりも、毎日発生する業務にツールを活用した方が効果が得られるのは当然です。品質管理などでもパレート図を作成して、まずは最も効果を得られるところから改善していくはずです。

システムやツールも同様です。いきなり100点満点を狙うのではなく、最も効果が得られるところに活用できれば十分です。年に1回しか発生しない例外パターンは、人手で対応すれば良いのです。

最初から大きく投資しようとする

先程の続きです。
最初から100点を狙おうとすると、以下のようなデメリットが生まれがちです。

  • システムやツールに対する要件を整理するのに時間がかかり過ぎる
  • やっと要件を整理しても、市販のツールで100点を取れず、開発費が掛かってしまう
  • 開発してもらったものの、使ってみたら想定と異なることが起きて、結局使えない

世の中の大半の業務は既に80点を取れる程度のツールが溢れています。よほど特殊な業務でなく、多くの会社が行っている業務(例:給与計算)であれば、間違いありません。

ですから最初から大きく投資しようとするのではなく、80点で良いから市販のツールを使ってみる。それを徹底的に使いこなして不足感を感じるようになったら、もう少し大きな投資をすれば良いのです。

まずは投資は小さく、それよりもまずは使ってみて、80点程度の成果を得る。これを優先することで、生産性を大きく変えることができます。何よりもパソコン・スマホ・クラウドといったシステム・ツールに対する苦手感を払拭することができるでしょう。

とは言え、いきなり自分たちだけで一歩目を踏み出すのは大変!という気持ちもあるでしょう。そのようなときには、外部の専門家を頼ってみてはいかがでしょうか。

まとめ
  • 分からないことがあれば、人ではなくグーグルに聞いてみる(検索する)
  • システムで全てを完璧にまかなおうとするのではなく、効果の高いところに集中する
  • 市販のツールをまずは使いこなす。開発するのは、もっと後

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