成長していく組織の特長の1つにマニュアルがあります。
マニュアルをつくり・利用する過程に、人と組織が成長する理由があるからです。
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マニュアルづくりが人を成長させる
1つ目の理由は、マニュアルづくりを通じて、作成者が成長するからです。
私たちは多くの業務を感覚でやってしまいがちです。
しかし、マニュアルづくりを通じて、必要な手順や意思決定基準を整理することができます。
マニュアルをつくれる人は、業務プロセスの考え方を少なからず身に着けていきます。
- その業務の目的は？
- 業務を開始する条件は？
- その業務を完遂するまでに必要なモノ（体制・情報・お金など）は？
- 業務の終了条件は？
これらを言語化しなければ、マニュアルはつくれません。
教える行為は、再度学ぶことですが、それはマニュアルづくりについても言えます。
ちなみに「背中を見て学べ」という姿勢は、職人魂のように捉えられることがあります。
しかし、少なくともホワイトワーカー（知識労働者）の仕事においては、説明責任の放棄に過ぎないと考えています。
見て学べというのは、学習者側に負荷を押し付けることになるからです。
せっかくの仕事を通じて得た経験を見える化して、組織に還元すべきではないでしょうか。
私（渋屋）の経験
余談ですが、私は会社員だった頃、マニュアルを通じて組織に貢献しました。
一部上場企業にも関わらず、仕事が個人商店化していたからです。
頻度の高い仕事から優先的に、まずはTo Doリストを組織に共有。
少しずつマニュアル化していきました。
ITエンジニアだった当時、最も効果が高かったのは、設計書をひな型にして、そこに業務ノウハウを詰め込んだことでした。
それによって、大規模プロジェクトでも全員が同じマニュアルを元に、仕事を進められるようになりました。個人商店から組織への変革です。
チームで成果を上げることが評価されて、当時最年少で管理職に抜擢されました。
（メチャメチャ残業してたので、残業代抑制の対象になっただけという説もありますが・・）
初めて管理職になったときも、マニュアルが皆無でした（笑）
2年ほど経験を積んだ後、「課長マニュアル」をつくりました。
その後の新任課長たちからお礼を言われました。
異動先でもマニュアルをつくり続けました。
自分を成長させることが分かっていたからです。
ただ、私は性格的に細かいマニュアルはつくれないので、幹の部分だけつくったら、後任の人たちに更新作業はお願いすることがほとんどでした。
成長を感じられることで組織への愛着が増す
マニュアルを通じて、作成者だけでなく利用者も成長することができます。
つまり組織も成長します。
- マニュアルにはない、組織内で最初の仕事に取り組む
- 経験をマニュアル化して、人に伝える
- その仕事は属人化せず、組織に知識が定着する
- 学ぶ人は、マニュアルを通じて、いち早く仕事をこなすことができる
- マニュアル作成者は、次の仕事へと挑戦していける
知識を活かす現代の仕事は、常に成長することが求められます。
経営者だけでなく、現場で働く人も、それは分かっています。
そのため仕事を通じて成長できると、組織への愛着が増します。
そんな会社は離職率も低くなりますし、求人が来やすい傾向があります。
結果として、生産性が上がっていきます。
マニュアルづくりは、外部にお金を支払う必要もありません。
最もコストパフォーマンスが高い教育投資の1つだと考えています。
マニュアル作成・利用が日常的になると、言語化能力が組織全体で高まっていきます。
マニュアルを残す前提で仕事をする習慣が身に着くからです。
事業継続性の向上
既に述べたことですが、マニュアルを残すことによって、その仕事・知識が属人化するのを防ぐことができます。組織に知識を蓄積することができるので、事業継続性が向上します。
逆に特定の人に仕事が紐づいてしまうと、何かあったときに対応できなくなります。
人間ですから、何があるかは誰にも分かりません。
辞めてしまうかもしれませんし、事故や病気になることもあります。
そんなとき、「Aさんがやってた仕事だから分からない」だと、業務が完全に滞ってしまいます。お客様やパートナー企業に迷惑をかけてしまうかもしれません。
最低でもマニュアルが残っていれば、時間は掛かっても、その仕事を継続することができます。
このようにマニュアルの有無で、組織の成長度合いは大きく変わります。
今、マニュアルが全くない会社は、仕事の進め方・情報共有の仕方・教育のやり方を変えていくべきでしょう。
- マニュアルをつくると、その人は成長する
- マニュアル使って教育することで、組織に知識を蓄積できる
- 事業継続性も高まり、組織全体が成長する
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【編集後記】
外出が減っている（というか、ほぼしていない）せいか、どうも食べ物に楽しみを見出そうとしているようです。。
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