IT・システム全般

中小企業のためのIT活用チェックリスト

ITを活用すると言っても、どこから手を付ければ良いの?」と聴かれることがあります。
会社ごとに状況が異なるので、正解はありません。
ただ、この辺りをまずはチェックしてみてはどうでしょうか?

数が多いので、全部対応している必要はありません。
まずは気軽にチェックリストとして活用して下さい。

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ITインフラ

まずはITを利用する環境についてです。
環境が整っていなければ、どんなに優秀な方がいても、IT活用できません。
まずはITインフラを整えていきましょう。

1人ずつメールアドレスがある

スタッフ1人ひとりに個別のメールアドレスがあることです。
複数人で1つのメールアドレスを共有しているのを見かけることがありますが、これはNGです。

理由は、様々なツールを利用するときに、個人を区別するキーとなるのがメールアドレスだからです。

もちろん、info@などで始まる、お客様からの問い合わせなどを一元管理するためのチーム用メールアドレスがあるのは、問題ありません。

自社の独自ドメインがある

会社の独自ドメインがあることです。
ドメインとは「google.com」、「yahoo.co.jp」などのことです。

言わば、インターネット上での看板です。
今でも昔ながらの製造業などで、自社用のドメインがない会社を見かけることがあります。
残念ながら、ネット上では1つの企業として存在していないに等しい状態です。

年額、数千円程度で取得できます。

Wi-Fi

社内のオフィスエリアでは、Wi-Fi・インターネットに自由にアクセスできるでしょうか。
ITを活用する上では、電気とネット環境は非常に大切です。

製造業や物流倉庫など、エリアが広い場合には、パソコンやスマホを使えるエリアを限定しているケースもあります。ただ、基本的にはどこでも使えるようにしておくと良いでしょう。

アクセスポイント1つ、数千円程度ですので。

1人ずつパソコンがある

スタッフ1人ひとりに、パソコンがあるか?です。
リモートワーク(在宅勤務)も必要な昨今、1人ずつのパソコンは必須です。

デスクトップ型パソコンだと移動ができなかったり、停電時に電源が落ちてしまったり、不便なことが多いので、ノートパソコンが良いでしょう。
画面が小さくて使いにくい場合は、モニター(ディスプレイ)を追加します。

リモートワーク(在宅勤務)のためのパソコン環境リモートワーク(在宅勤務)に対応するために、パソコンをどう準備すれば良いでしょうか。今、デスクトップを利用している場合には、ノートパソコンが必要です。またWebミーティングが増えるので、外部モニター(ディスプレイ)は必須アイテムと言えます。...

1人ずつスマートフォンがある

スマートフォンが1人ずつ利用できるか?です。
特に移動が多い営業職などは、スマホがなければ非常に仕事がしにくくなります。

移動時間中に、

  • スケジュール調整
  • 顧客情報を確認
  • 提案資料を確認
  • 案件(商談)のステータス変更
  • 日報提出

などができると、時間を有効に使うことが出来ます。

ファイルはクラウドストレージに保管

上述のように、出先でもファイルやツールを活用できるか?です。
パソコンでもスマホでもファイルを閲覧できるようにするには、ファイルをクラウドに置いておくのがベストです。

オフィス内にファイルサーバーを置いておくと、外出先からのファイル閲覧が厳しくなります。システムは自社内の持たない方が良いです。

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ファイル(データ)はクラウドに置きましょう。
Dropbox、Google Drive、One Drive、Box当たりが有名です。

ホームページ(Web)関連

続いてホームページです。
残念ながら、ホームページを全く活用できていない企業が、まだまだ多いです。

ビジネスを伸ばす上でも、採用に活かすためにも、ホームページは重要です。
特に移動できないコロナ禍の昨今、ホームページが詳細に読まれるようになっています。

独自ドメインのホームページが存在する

先にITインフラのところでご紹介したように、自社用のドメインでホームページをつくりましょう。他人のドメインを間借りしているようだと、インターネット上での存在感は極めて薄くなります。

スマートフォンに対応している(レスポンシブデザイン)

一般消費者向けのビジネスではもちろん、法人向けビジネスにおいても、スマホからのアクセスが増えています。パソコンでもスマホでも見やすいホームページになっていることは、見る人への大切な配慮です。

また、Googleは今後、スマホに対応していないサイトの評価を下げていくと宣言しています。

SSL化されている

トップページだけでなく、全ての記事がSSL(暗号化)されているでしょうか?
「http://~」ではなく、「https://~」で始まるページになっていれば大丈夫です。
SSL化されていないページへの信頼性は格段に落ちています。

月に1度はホームページが更新されている

ここまではインフラ寄りの話でしたが、ここからは業務寄りの話です。
ホームページ、更新されているでしょうか?

作りっぱなしのホームページが非常に多いです。
しかし、人の動きがない店舗には入りずらいのと同様、放置されているように見えるホームページは信用できません

せっかく訪れてくれた方が、安心して情報を得られるよう、更新が必要です。

ホームページから問い合わせや申し込みが可能

せっかくホームページを訪れてくれた方が、問い合わせや申し込みができるでしょうか?
電話番号しか書いていないようなページが多いですが、Webで訪れた方には、Webのまま対応できる方が良いです。

このようなフォームを用意しておけば、電話を取る手間も省けます。
また、お客様に入力頂いたデータをそのまま利用できて便利です。(名前を間違って入力してしまうことも避けられます)

アクセス解析(Googleアナリティクスとサーチコンソール)を利用している

ホームページを訪れた人が、どのような目的で来ているのか?
データを収集し、改善し続けるためにはデータが必要です。

その他業務関連

その他、業務に関連する項目を見てみましょう。

全員のスケジュールが共有されている

スケジュール共有はぜひ始めていただきたいです。
Googleカレンダーなら、無償からでも始められます。
(企業でちゃんと活用するなら、ゆくゆくは G Suiteを利用する方が良いですが)

会計ソフト、給与ソフトはクラウド化

会計や給与など管理系のソフトはできる限りクラウド化します。
クラウド会計に対応していないような税理士さんは、変えた方が良いでしょう。
(余談ですが、これからはITに弱い税理士さんは、淘汰されていくと思われます)

ペーパーレス化されているか?

その他、紙に振り回されていないでしょうか?

  • 見積書や請求書のやり取りはデータ(PDF)で完結している
  • 社内業務のために紙やハンコを利用することはない
  • 名刺はもらいっぱなしではなく、データ化されている

この全てをクリアしている中小企業は、まだまだ少ないのではないでしょうか?
いきなり100点を目指す必要はありません
あまりお金が掛からないところ、必要性を感じるところから、1つずつ着手していきましょう。

ここまで読んで頂いた上で、「うちの場合はどこから手を付ければ?」とお悩みの場合は、こちらもご覧いただければと思います。

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まとめ
  • IT活用、どこから手を付ければ良いか?悩む経営者が多い
  • チェックリストのうち、気になるところから手を付ける
  • 大きな金額は掛からないところから、小さくスタートする



【編集後記】
だんだん、外でのランニングもしにくい雰囲気になってきました。
今日はロードバイクの冬用マスクで顔面を覆って、息子とランニングしてきました。
外出が減っている分、運動しないと体調を崩しますので。
(ちょっと強盗っぽくて怪しかったですが・・)


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渋屋 隆一
プロフィール
マーケティングとIT、そしてデータを使った「売れ続ける仕組みづくり」「業務改善」が得意。コンサルティングや研修・セミナーで中小企業の経営支援をしています。元IT企業でエンジニア→マーケティング。中小企業診断士。
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