プロジェクトマネジメント

プロジェクトマネジメントとは何か?

前回、プロジェクトの最重要事項について、ご紹介しました。

プロジェクトマネジメントの最重要事項(ビジネスの基本)プロジェクトが上手く進まない理由は、プロジェクト開始前に「現状把握」と「ゴール設定」ができていないからです。早く進めたいあまりに、この最重要ステップをあやふやにしてしまうシーンを多く見かけます。...

今回は、そもそもプロジェクトとは何なのか?
通常の仕事と比較しながら、ご紹介します。

プロジェクトとは何か?

プロジェクトマネジメントの(事実上)世界標準であるPMBOK®では、このように定義しています。

「独自のプロダクト、サービス、所産を創造するために実施される有期的な業務である」

ポイントは以下の通りです。

  • 何らかの成果物(プロダクト、サービス、所産)を創造する
    →必ずアウトプットがある
  • 有期的な業務
    →期限がある

成果物を生み出すのは、何らかの課題を解決したいからです。
前回お伝えしたように、「現状」と「目標」のギャップが課題です。
その課題を解決するために、何らかの成果物(プロダクト、サービス、所産)が生み出されるわけです。

プロジェクトの反意語は「定常業務」です。
毎日・毎週・毎月行われるような定常業務とは異なります。
このプロジェクトのために一時的に人が集められ、期限がある活動を行います。

通常の仕事との違い

プロジェクトの定義を理解した上で、通常の仕事(定常業務)との違いを確認していきます。

チームづくりが重要

通常の仕事は担当者や関わる人が決まっています。
一方、プロジェクトは関わる人を集めるところから始まります。
人選が重要なのは、言うまでもありません。

それに加えて「チームづくり」が非常に重要です。
プロマネがチームづくりを疎かにしてしまうと、プロジェクト中に発生する困難を乗り越えることができません。
何より、プロジェクト関係者が楽しく仕事できません。

意思決定基準が必要

定常業務と異なりますから、何らかの意思決定基準が必要です。
例えば、今月中に終わるはずだったタスクが終わらない場合に、

  • 予算や人員の追加を行うのか?
  • そのタスクに後続するタスクのスケジュールを遅らせるのか?

などを意思決定しなければなりません。
一番の基軸になるのは、前回ご紹介した最重要事項である「プロジェクトの目的」です。
それに加えて、人員や予算などの制約条件を踏まえて、意思決定することになるでしょう。

問題が起きてから、意思決定基準を考えていたら対応が遅れてしまいます。
可能な限り、前もって意思決定基準(何を優先するのか?)を決めておきましょう。

手順・タスクが決まっていない

初めてやる仕事がプロジェクトです。
(既に手順・タスクが分かっている仕事は、プロジェクトではありません)

ですから、プロジェクト関係者には「やり方を教えて下さい」は通用しません。
各自がタスクを分解し、自分なりの仕事の進め方(手順)に落とし込んでいく必要があります。

プロジェクトマネージャーはもちろんのこと、プロジェクトメンバーも自分が担当するタスクに関しては、試行錯誤しながら進めていくマネジメントが必要になります。

不確定要素(リスク)がある

初めて取り組むことですから、不確実性(リスク)が必ずあります。

  • 3日間で終わると思っていたタスクに 2週間もかかってしまった
  • 100万円はかかると考えていたが、実際にやってみたら 60万円で出来上がってしまった

ということが起こります。(良い方向にズレるのも不確実性・リスクです)

また別記事でご紹介しますが、不確実性が多すぎるとプロジェクトが上手く進みません。
できる限り、不確実性を狭い範囲に閉じ込めておく必要があります。

他にも定常業務とは異なるプロジェクトの特徴があります。
多すぎると混乱しますので、この辺にしておきましょう。

まとめ
  • プロジェクトには期限があり、その期限中に成果物を創造する活動
  • 定常業務や、過去に経験しやり方が分かる業務とは異なる
  • 初めての仕事になるため、それを踏まえた準備や意識づけが必要

【編集後記】
先日、お客様のオフィスを訪ねると、新卒採用の面接に来た学生がいました。
このお客様が小さなオフィスで 2名でやっていた頃から知っているので、ずいぶん変わったなぁ~と嬉しくなりました。


メルマガ『経営は100種競技!』を毎日配信しています。
マーケティングやITを身につけたい。
ビジネスを楽しみたい。
変化・成長したいというビジネスパーソンにお読みいただいています。

渋屋 隆一
プロフィール
マーケティングとITを駆使した「経営変革」「業務改善」を得意としています。コンサルティングや企業研修を通じて、中小企業の経営支援をしています。中小企業診断士。ドラッカーや人間学も学び中。趣味はトライアスロン・合気道。 詳細はこちらです。
\ Follow me /